Hedef
- Merkez ofis taşınmasına hazırlık kapsamında bulut teknolojilerinden yararlanan yeni bir ofis ortamı oluşturmak
Zorluklar
- Artan kâğıt belge depolama alanı ihtiyacı
- Bilgilerin bireysel olarak yönetilmesi
- Belge yönetimine ilişkin kuralların bulunmaması
Yaklaşım
- Dosya paylaşım ve iş birliği araçlarını (tarama ve Box gibi) devreye alarak, kâğıda bağımlı olmayan bir bilgi paylaşım altyapısı kurmak ve kullanımını yaygınlaştırmak
- Elektronik ve basılı belge yönetimi kurallarını netleştirmek
- Kişisel kimlik doğrulamaya dayalı güvenlik yapısını hayata geçirmek
Çözüm
- Bulut Depolama Hizmeti
- İsteğe Bağlı Baskı
- Box
Faydalar ve Sonuçlar
- Kâğıt belgelerde yaklaşık %70 azalma ve ofis alanının daha verimli kullanımı
- Operasyonel hareketlilik ve verimlilikte iyileşme
- Belgeye erişim ve belge arama süresinde azalma
- Bilgisayarlar, çok fonksiyonlu yazıcılar ve bulut ortamı arasında tek kaynaklı kimlik doğrulama entegrasyonu; kimlik doğrulama yönetimi iş yükünde azalma
K Corporation Hakkında
“Sportif faaliyetler aracılığıyla zengin ve sağlıklı bir yaşam sağlamak” kurumsal felsefesiyle faaliyet gösteren K Corporation; farklı spor ürünlerinin planlaması ve üretiminden lojistiğe, mağaza operasyonlarından satışa kadar uçtan uca hizmet sunan bir spor giyim şirketidir.
Faaliyetlerine üretici olarak başlayan şirket, zaman içinde doğrudan işlettiği mağazalarla büyüdü. Son yıllarda e-ticaret alanına da yatırım yapan K Corporation, iş kapsamını istikrarlı biçimde genişletmeye devam etmektedir.
Çalışma Biçimini Yeniden Düşünmek İçin PROJECT ZERO’nun Başlatılması
K Corporation’ın temsil ettiği markalar ve iş hacmi büyüdükçe çalışan sayısı da arttı. Bu gelişme, mevcut ofis alanının daha sınırlı hissedilmesine neden oldu. Şirket, verimli çalışabilmek için düzen ve organizasyon konusunda daha planlı bir yapı oluşturulması gerektiğini değerlendirdi.
Buna ek olarak K Corporation, merkez ofis taşınmasına ve yeni bir çalışma modelinin hayata geçirilmesine hazırlanırken iş verimliliğini artırmak ve çalışma biçimlerini geliştirmek istiyordu. Bu kapsamda, kâğıt belgelerin dijitalleştirilmesi ve merkezi olarak yönetilmesine yönelik yöntemler değerlendirildi. Bu ihtiyaç, kâğıtsız operasyonları yaygınlaştırmak amacıyla PROJECT ZERO’nun başlatılmasını sağladı.
Proje kapsamında mevcut durum analiz edildiğinde, birçok bilginin kişisel olarak yönetildiği görüldü. Bu nedenle, kişilere bağımlı olmayan standart belge yönetimi kurallarının oluşturulması gerektiği anlaşıldı.
“Operasyon ekiplerinden gelen talepleri dikkate alarak grup yazılımı da dahil olmak üzere çeşitli alt sistemleri hazır paketler ve özel yazılım geliştirme yöntemleriyle oluşturduk. Ancak bu yapı, sistemin kendine özgü mantıklarla karmaşıklaşmasına neden oldu. Pek çok çalışan, sistemin belirli kişilere bağımlı hale geldiğini ve kullanım kolaylığı açısından yeterince verimli olmadığını ifade etti.”
K Corporation BT Yöneticisi
“Her Zaman, Her Yerde, Herkesle” Yaklaşımıyla Box Platformunun Çok Fonksiyonlu Yazıcılarla Entegrasyonu
FUJIFILM Business Innovation, müşterinin “her zaman, her yerde, herkesle” yaklaşımını hayata geçirmek amacıyla kullanıcıların kolayca benimseyebileceği ortak bir bilgi paylaşım platformu oluşturmaya odaklandı.
Bu doğrultuda, yüksek güvenlik seviyesi ve kullanım kolaylığıyla öne çıkan Box platformunun kullanılmasına karar verildi. Hedef, Box bulut ortamıyla sorunsuz şekilde entegre çalışan bir ofis altyapısı oluşturmaktı.
Güvenlik seviyesinin korunması, kullanıcı deneyiminin iyileştirilmesi ve Box kullanıcılarının erişim yetkilerinin yönetilmesi gibi yeni ihtiyaçlara yanıt olarak, çok fonksiyonlu yazıcıları Box ile entegre eden bir sistem uygulandı. Aynı zamanda elektronik ve basılı belgelerin yönetimine ilişkin kurallar netleştirildi.
“FUJIFILM Business Innovation’ın önerisi sayesinde Box’ta kayıtlı verileri doğrudan çok fonksiyonlu yazıcı üzerinden yazdırmak ve taranan belgeleri doğrudan Box’a yüklemek mümkün hale geldi. Ayrıca ‘Private Charge Print’ özelliğinden yararlanarak ağ ortamımızdaki herhangi bir çok fonksiyonlu yazıcıdan baskı alabiliyoruz. Böylece her işlem için bilgisayar üzerinden işlem yapma zorunluluğu ortadan kalktı.”
K Corporation BT Yöneticisi
Her Yerden Çalışma Ortamının Hayata Geçirilmesi
Bilgisayarlar, çok fonksiyonlu yazıcılar ve bulut ortamı arasında sağlanan entegrasyon sayesinde kesintisiz bilgi paylaşımı mümkün hale geldi. Ofis veya kat gibi fiziksel konumlarla sınırlı olmayan serbest oturma düzenine sahip bir ofis ortamı oluşturuldu.
Altyapının uzaktan ve farklı lokasyonlardan çalışmaya hazır olması sayesinde uzaktan çalışma modeline geçiş de sorunsuz biçimde gerçekleşti. Çalışanlar, ihtiyaç duydukları bilgilere ve belgelere bulundukları yerden erişebilir hale geldi.
Bilgi paylaşım platformunun oluşturulması ve belge yönetimi kurallarının geliştirilmesiyle, belge arama ve erişim için gereken süre önceye kıyasla azaldı. Bunun sonucunda, kâğıtsız çalışma yaklaşımı kısa sürede şirket genelinde yaygınlaştı. Tokyo şubesindeki toplam kâğıt belge stoğunda %70 oranında azalma elde edildi.
Bu dönüşüm, kâğıt çıktı işlemlerinin azalmasını ve operasyonel verimliliğin artmasını sağladı.
PROJECT ZERO’nun başarıyla başlatılmasının ardından çözümün tüm lokasyonlarda uygulanması ve temel sistemin buluta taşınması planlanmaktadır. FUJIFILM Business Innovation, müşterinin değişen ihtiyaçları doğrultusunda çalışma biçimlerini daha da dönüştürmek için öneriler sunmaya ve destek sağlamaya devam edecektir.
