Hedef
- Parçalı yapıdaki faturalama süreçlerini sadeleştirmek ve merkezi olarak yönetmek
- Operasyonel verimliliği ve belge güvenliğini artırmak
- Çevresel sürdürülebilirlik çalışmalarını desteklemek
- Kâğıt israfını ve baskıyla ilişkili maliyetleri azaltmak
Zorluklar
- Birden fazla iş biriminde yürütülen karmaşık faturalama süreçlerinin yoğun zaman ve iş gücü gerektirmesi
- Faturalama işlemlerini yöneten dağınık iş gücü nedeniyle merkezi kontrolün zorlaşması
- Kurumsal sürdürülebilirlik hedefleri doğrultusunda gereksiz kâğıt tüketiminin azaltılması ve kaynak kullanımının optimize edilmesi gerekliliği
Yaklaşım
- Farklı iş ihtiyaçlarını destekleyen çok fonksiyonlu yazıcı filosunun devreye alınması
- Gerçek zamanlı izleme ve analiz özelliklerinin kullanılması
- Gelişmiş güvenlik önlemlerinin uygulanması
Çözüm
- 8 adet Apeos C5570
- 33 adet Apeos C325 dw
- 10 adet Apeos 4830
- Yönetilen Baskı Hizmeti (Managed Print Service)
Fayda ve Sonuç
- Faturalama süreçlerindeki iyileştirmeler ve kontrollü baskı kullanımı sayesinde toplam baskı giderlerinde %30 azalma
- Sorumlu baskı alışkanlıklarının teşvik edilmesi ve kurum genelinde baskı hacimlerinin optimize edilmesiyle kâğıt israfında düşüş
- Güvenli kullanıcı kimlik doğrulama sayesinde yetkisiz belge erişimi riskinin azaltılması
- Müşteri, FUJIFILM ve Managed Print Services LLC arasında güçlü bir iş ilişkisi kurulması; buna bağlı olarak 18 ek cihaz kurulumu gerçekleştirilmesi
- Yönetilen Baskı Hizmetine duyulan güvenin artmasıyla, grup şirketlerinde 140’tan fazla ek cihazı kapsayan yeni projelerin gündeme alınması
T Company Hakkında
1997 yılında kurulan T Company, Birleşik Arap Emirlikleri’nde ve daha geniş bölgede önde gelen sağlık hizmeti sağlayıcılarından biri haline gelmiştir. Üstün hasta bakım hizmetlerinin yanı sıra eğitim ve araştırmaya verdiği güçlü önemle de tanınan kuruluşun üç temel faaliyet alanı olan sağlık, eğitim ve araştırma; sağlık sektöründe mükemmelliğin temel unsurları olarak kabul edilmektedir.
Kurumsal Sorumluluk Kapsamında Parçalı Fatura İşleme Süreçlerinin Ele Alınması
Geniş kapsamlı başarılarına ve topluma sağladığı olumlu katkıya rağmen T Company, giderek daha karmaşık hale gelen fatura işleme sisteminin yönetiminde önemli bir iç operasyonel zorlukla karşı karşıya kaldı. Faturalama uygulamaları birçok iş biriminde farklı şekilde yürütülüyor, bu durum ise yoğun yönetim gerektiren parçalı iş akışlarına neden oluyordu. İdari görevleri yerine getiren iş gücünün farklı noktalara dağılmış olması, merkezi kontrolü daha da zorlaştırıyordu.
Bu parçalı yapı, departmanlar arasında merkezi faturalama işlemlerinde gecikmelere yol açtı ve daha yüksek operasyonel verimlilik ihtiyacını ortaya koydu.
Operasyonel gereksinimlerin yanı sıra şirketin kurumsal vizyonunda çevresel sorumluluk da önemli bir yer tutuyordu. Sürdürülebilirlik hedefleri doğrultusunda gereksiz kâğıt tüketimini azaltmak ve kaynak kullanımını optimize etmek istiyordu. T Company, operasyonel verimlilik ve çevresel sürdürülebilirlik önceliklerini birlikte karşılamak amacıyla fatura yönetimi iş akışlarını dönüştürecek yenilikçi bir çözüm arayışına girdi.
Teknoloji ve Merkezi Kontrol ile Baskı Yönetiminin Optimize Edilmesi
FUJIFILM Middle East, bu zorlukları çözmek amacıyla güvenilir Yönetilen Baskı Hizmeti sağlayıcısı Managed Print Services LLC ile iş birliği yaptı. İş ortaklığı kapsamında T Company’nin özel ihtiyaçlarına uygun, özelleştirilmiş bir baskı yönetimi çözümü sunuldu.
Çözüm; Apeos C5570 A3 renkli çok fonksiyonlu yazıcı, Apeos C325 dw A4 renkli çok fonksiyonlu yazıcı ve Apeos 4830 A4 siyah-beyaz çok fonksiyonlu yazıcı modellerinden oluşan kapsamlı bir cihaz filosunun kurulmasını içeriyordu. Bu cihazlara ek olarak Yönetilen Baskı Hizmeti, kuruluş genelindeki tüm baskı ekipmanlarının merkezi olarak yönetilmesini sağladı.
Merkezi baskı yönetimi, daha önce karmaşık ve parçalı olan cihaz yönetimi sürecini önemli ölçüde sadeleştirdi. Böylece daha verimli, tutarlı ve bütünleşik bir baskı ortamı oluşturuldu.
Yeni sistem ayrıca baskı kullanımının cihaz, departman ve kullanıcı bazında gerçek zamanlı olarak ayrıntılı şekilde izlenmesine olanak tanıdı. Bu görünürlük sayesinde yüksek baskı hacmine sahip kullanıcılar ve departmanlar tespit edildi. Kurum, gereksiz baskıları azaltmaya yönelik hedefli aksiyonlar alırken çalışanlar arasında sorumlu baskı ve kâğıt kullanımı bilincini de teşvik etti.
Çözümün sağladığı avantajlar yalnızca izleme ve raporlama ile sınırlı kalmadı. Kullanıcı kimlik doğrulamasına dayalı güvenli baskı uygulaması, yalnızca yetkili kullanıcıların baskı işlerini serbest bırakabilmesini sağlayarak belge güvenliğini önemli ölçüde güçlendirdi.
Yönetilen Baskı Hizmeti ayrıca otomatik sarf malzemesi yenileme özelliği sundu. Toner ve diğer sarf malzemelerinin proaktif şekilde yönetilmesi, zamanında tedarik sağlanmasına ve cihaz kesintilerinin azaltılmasına yardımcı oldu. Bu bütüncül yaklaşım; operasyonel verimsizlikleri azaltırken T Company’nin güvenlik ve sürdürülebilirlik hedeflerini de destekledi. Baskı ve faturalama süreçlerinin tüm aşamalarında ölçülebilir iyileşmeler sağlandı.
Baskı Yönetimi ile İnovasyon ve Operasyonel Mükemmelliğin Desteklenmesi
Apeos çok fonksiyonlu yazıcıların ve Yönetilen Baskı Hizmetinin devreye alınması, T Company’nin faturalama iş akışlarında önemli bir dönüşüm yarattı. Her departmanın baskı hacmi üzerinde net görünürlük kazanılması, baskı yoğunluğunun arttığı alanların belirlenmesini sağladı. Bu sayede faturalama süreçleri ayrıntılı biçimde gözden geçirildi ve optimize edildi.
Sonuç olarak departmanlar arasındaki faturalama prosedürleri önemli ölçüde sadeleştirildi. Süreçlerin sadeleşmesi, idari iş yükünü azaltırken baskı hacmi ve baskı maliyetlerinde de kayda değer düşüş sağladı. Şirket, toplam baskı giderlerinde etkileyici bir şekilde %30 azalma elde etti.
FUJIFILM Middle East ve Managed Print Services tarafından sunulan stratejik öneriler sayesinde T Company, yenilikçi ve geleceğe odaklı bir sağlık hizmeti sağlayıcısı olarak konumunu güçlendirdi. Bu girişim, yalnızca operasyonel verimliliği artırmakla kalmadı; aynı zamanda şirketin inovasyona olan bağlılığını pekiştirerek sağlık, eğitim ve araştırma alanlarındaki liderlik konumunu destekledi.
T Company ile Managed Print Services arasında güçlü ve iş birliğine dayalı bir ilişki kuruldu. Bu iş ortaklığı kapsamında baskı altyapısını genişletmek amacıyla 18 ek cihazın kurulumu gerçekleştirilmektedir. Ayrıca grup bünyesindeki şirketlerde 140’tan fazla ek cihazı kapsayacak yeni projeler için çalışmalar sürmektedir.
FUJIFILM Middle East ve Managed Print Services, değişen müşteri ihtiyaçlarına yanıt vermek, iş zorluklarını çözmek ve bu güçlü iş ortaklığını geliştirmek için kesintisiz destek sunmaya devam etmektedir.
